Selvitys asiakirjajulkisuuden toteutumisesta (Tiedonhallintalaki § 28)

Tiedonhallintayksikön on ylläpidettävä kuvausta sen hallinnoimista tietovarannoista sekä asiarekisteristä tiedonhallintalain (906/2019) 28 §:n mukaisesti. Kankaanpään kaupunki muodostaa laissa mainitun tiedonhallintayksikön.

Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoituksena on antaa kaupungin asiakkaille yleiskuvaus siitä, miten Kankaanpään kaupungin asiarekisteri ja palvelujen tiedonhallinta ovat jäsentyneet. Lisäksi kuvauksen tavoitteena on auttaa asiakkaita kohdistamaan tietopyyntönsä oikealle viranomaiselle, sekä yksilöimään tietopyynnön sisältö julkisuuslain (621/1999) edellyttämällä tavalla.

Kankaanpään kaupungin asiakirjajulkisuuskuvauksen löydät liitteenä olevasta dokumentista.

Lisätietoja asiakirjajulkisuuskuvauksesta sekä kaupungin tietopalvelusta saat Kankaanpään kaupungin kirjaamosta.

Tietopyynnöt

Jokaisella on viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti oikeus saada tieto viranomaisen julkisesta asiakirjasta.

Kankaanpään kaupungin asiakirjoja koskevat asiakirjapyynnöt suunnataan suoraan asiasta vastaavalle viranhaltijalle tai toimialueelle. Kankaanpään kaupungin verkkosivuilla julkaistussa asiakirjajulkisuuskuvauksessa on yleiskuvaus kaupungin tietovarannoista. Kaupungin kirjaamosta saa tarvittaessa neuvoja eri viranomaisten toimialueista.

Julkiseen asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö

Tietopyyntö on hyvä yksilöidä mahdollisimman tarkasti, jotta asiakirjan löytäminen helpottuu. Tietopyyntö tulee yksilöidä siten, että siitä käy ilmi, mitä asiakirjaa tai asiakirjoja pyyntö koskee. Esimerkiksi asiakirjan päivämäärä tai otsikko kannattaa aina ilmoittaa, jos se on tiedossa. Jos tietopyyntö koskee julkista asiakirjaa, ei tietopyyntöä tarvitse perustella eikä tiedon pyytäjän tarvitse kertoa, mihin tietoa käytetään. Julkista asiakirjaa koskeva tietopyyntö voidaan laatia vapaamuotoisesti kirjallisesti esimerkiksi sähköpostitse, esittää puhelimitse tai laatia sähköisen asioinnin lomakkeen kautta. Sähköisen asioinnin käyttäminen tässä asiointipalvelussa ei edellytä vahvaa tunnistautumista.

Koulutodistukseen kohdistuva tietopyyntö

Vanhoja koulutodistuksia koskevan tietopyynnön voit laatia sähköisen asioinnin lomakkeen kautta. Sähköisen asioinnin käyttäminen tässä asiointipalvelussa edellyttää vahvaa tunnistautumista. Vahva tunnistautuminen tehdään ennen asiakirjan lähettämistä suomi.fi -palvelussa, joka edellyttää suomi.fi -viestien käyttöönoton. Lisätietoa: www.suomi.fi/viestit

Salassa pidettävään asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö

Pyydettäessä tietoa salassa pidettävästä asiakirjasta tai asiakirjoista, joista tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin, asiakirjan pyytäjän tulee ilmoittaa tietojen käyttötarkoitus ja pystyä todentamaan henkilöllisyytensä. Kunta voi pyytää asiakirjan pyytäjältä myös muita lisätietoja, jos niitä tarvitaan tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi. Salassa pidettäviä asiakirjoja koskeva tietopyyntö pyydetään tekemään kirjallisesti kunnan tietopyyntölomakkeella tai sähköisen asioinnin lomakkeella. Sähköisen asioinnin käyttäminen tässä asiointipalvelussa edellyttää vahvaa tunnistautumista. Vahva tunnistautuminen tehdään ennen asiakirjan lähettämistä suomi.fi -palvelussa, joka edellyttää suomi.fi viestien käyttöönoton.

Tietopyyntöjen käsittelyn aikarajat

Tieto julkisesta asiakirjasta annetaan mahdollisimman pian, viimeistään kahden viikon kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Jos asian käsittely ja ratkaisu vaativat erityistoimenpiteitä tai tavanomaista suuremman työmäärän, tieto julkisesta asiakirjasta annetaan tai asia ratkaistaan viimeistään kuukauden kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Myös salassa pidettävien asiakirjojen luovuttamisen käsittelyaika on maksimissaan yksi kuukausi.

Asiakirjan tyypistä riippuen kunta voi luovuttaa pyydetyt tiedot joko sähköisinä, paperisina tai asiakirjoihin voi tutustua paikan päällä. Paperitulosteista voidaan periä maksu, asiakirjoista perittävien lunastusten ja niiden antamisesta perittävistä maksuista lisätietoja kaupungin verkkosivuilta: hinnasto

Paperisena toimitettujen tietopyyntöjen lähettäjän tulee tunnistautua joko tietopyyntöä toimittaessa, tai tietoja noutaessa henkilökohtaisesti kaupungintalolla.

Sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietoja koskeva tietopalvelu

Kankaanpään kaupungin sosiaali- ja terveyspalveluiden järjestämisvastuu on siirtynyt 1.1.2015 alkaen Pohjois-Satakunnan peruspalvelukuntayhtymälle (PoSa). Muutoksen myötä kuntayhtymä vastaa myös hallinnassaan olevien asiakirjojen luovuttamisesta, joten sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietoja koskevat tietopyynnöt tulee osoittaa Pohjois-Satakunnan peruspalvelukuntayhtymälle (PoSa).  Lisätietoja löydät kuntayhtymän verkkosivuilta. Kuntaan saapuvat asiakas- ja potilasasiakirjapyynnöt sekä sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietoja koskevat tiedustelut ohjataan suoraan kuntayhtymälle.

Henkilötietojen tarkastusoikeus – oikeus saada pääsy tietoihin artikla 15

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä. Rekisterinpitäjän on pyynnöstä toimitettava jäljennös rekisteröidylle hänen osaltaan käsiteltävistä henkilötiedoista.

Mikäli rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle siihen syy ja kirjallinen todistus. Lisäksi rekisteröidylle on kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Tarkastusoikeuden voi toteuttaa täyttämällä sähköisen asioinnin lomakkeen tai toimittamalla tämän sivun reunasta löytyvän lomakkeen (henkilötietojen tarkastusoikeus/oikeus saada pääsy tietoihin) kuntaan henkilökohtaisesti. Sähköisen asioinnin käyttäminen edellyttää vahvaa tunnistautumista. Mikäli toimitat lomakkeen henkilökohtaisesti, varauduthan todistamaan henkilöllisyytesi.

Lomakkeen voi toimittaa Kankaanpään kaupungin palvelupisteeseen. Palvelupiste palvelee Kankaanpään kaupungintalon rakennuksessa 1 krs. (Kuninkaanlähteenkatu 12, 38700 Kankaanpää).

Henkilötietojen korjaaminen – oikeus tiedon oikaisemiseen artikla 16

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Ottaen huomioon tarkoitukset, joihin tietoja on käsitelty, rekisteröidyllä on oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä, muun muassa toimittamalla lisäselvitys.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon oikaisemista, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Oikeuden tietojen korjaamiseen voi toteuttaa täyttämällä sähköisen asioinnin lomakkeen tai toimittamalla tämän sivun reunasta löytyvän lomakkeen (henkilötietojen tarkastusoikeus/oikeus saada pääsy tietoihin) kuntaan henkilökohtaisesti. Sähköisen asioinnin käyttäminen edellyttää vahvaa tunnistautumista. Mikäli toimitat lomakkeen henkilökohtaisesti, varauduthan todistamaan henkilöllisyytesi.

Lomakkeen voi toimittaa Kankaanpään kaupungin palvelupisteeseen (1. kerros). Kankaanpään kaupunki palvelee osoitteessa Kuninkaanlähteenkatu 12, 38700 Kankaanpää

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 15-16 artiklan nojalla toimitetut tiedot ja toimenpiteet ovat maksuttomia.

Pyyntöjen tallentaminen ja käsittely

Henkilötietojen tarkastamiseen ja korjaamiseen liittyvät pyynnöt ja julkisuuslain mukaiset tietopyynnöt rekisteröidään kunnan asianhallintajärjestelmään, jonka jälkeen pyynnöt ohjataan asiaa käsittelevien viranhaltijoiden ratkaistavaksi. Tietoihin on rajoitetut käyttöoikeudet ainoastaan asian käsittelijöillä. Tietosuojavastaava ohjaa ja neuvoo tarvittaessa pyyntöprosessin käsittelyä.

Valitusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta. Oikeus perustuu EU:n yleisen tietosuoja-asetukseen (2016/679) artiklaan 77. Valvontaviranomaisena Suomessa toimii Tietosuojavaltuutetun toimisto.

Tietosuojavaltuutetun toimiston yhteystiedot
Osoite: PL 800, 00520 Helsinki
p. 029 56 16670
http://www.tietosuoja.fi

Yhteystiedot Kankaanpään kaupunki

Kirjaamo: kirjaamo@kankaanpaa.fi
Tietosuojavastaava Katja Johansson puh. 044 577 2227